Transformación digital: por qué la gestión de compras debería ser la protagonista en tu negocio

por Christopher Kallscheid
Christopher Kallscheid

Responsable de Amazon Business en España

No hay duda de que las empresas en España están experimentando una transformación digital. Cuando se trata de los departamentos de compras, la evolución es especialmente notable y los sectores de transporte y logística no son una excepción.

La transformación digital está cambiando la forma de operar de las empresas. Según un informe de Accenture, las empresas de transporte y logística que adoptan tecnologías digitales pueden mejorar significativamente su competitividad y aumentar los beneficios antes de intereses e impuestos hasta en un 13%. De acuerdo con el informe de logística global de EFT, más de un cuarto de los proveedores de logística señalan a la competencia como el mayor desafío en su crecimiento, mientras que la digitalización está ayudando claramente a abordar un problema central en todo el sector.

La gestión de compras desempeña inequívocamente un papel vital en el crecimiento y la transformación digital de las compañías, proporcionando importantes beneficios que no deben pasarse por alto. Según una encuesta de McKinsey, los CPOs esperan que sus programas de compras digitales incrementen su ahorro anual en un 40%, reduzcan el tiempo de las transacciones en un 30% y minimicen las pérdidas de valor hasta en un 50%. La automatización de las compras rutinarias no solo ahorra dinero y tiempo, sino que también crea la oportunidad de gestionar proyectos más estratégicos o relacionados con el desarrollo de talento.

Aunque las ventajas de la transformación digital son claras, todavía existen ciertas barreras para que se produzca el cambio. Temas relacionados con el presupuesto, la urgencia organizativa y la introducción de nuevas tecnologías figuran como los principales obstáculos, según el 50% de los CPOs encuestados en el informe de Amazon Business y WBR Insights.

Entonces, ¿cómo pueden los proveedores de transporte y logística aprovechar los beneficios de las compras online para mantenerse en lo más alto?

LIDIAR CON EL GASTO DE COLA PARA RECUPERAR COSTES

Centrarse en los gastos recurrentes (gasto de cola) es una buena manera de abordar las limitaciones presupuestarias. El gasto de cola engloba las compras diarias que no están relacionadas con la producción –como material de oficina, accesorios de TI, artículos de cocina y regalos para empleados o clientes– y que puede suponer hasta el 20% de todos los gastos en hasta el 80% de los proveedores.

Esto sucede porque los compradores están repartidos por toda la organización, haciendo que el proceso sea complicado de gestionar para los equipos de gestión de compras y, por lo tanto, desproporcionadamente caro.

El dinero, el tiempo y el esfuerzo invertido en el gasto de cola pueden aumentar de manera rápida. Teniendo en cuenta todo lo que implica realizar una compra, por ejemplo, el número de productos, distribuidores, contratos, declaraciones, términos y condiciones de pago, reclamaciones, etc., es razonable afirmar que las empresas de transporte y logística podrían arriesgarse a destinar valiosos recursos de tiempo y dinero en el gasto de cola si no se controlan.

Sin embargo, si un departamento de gestión de compras adquiere online los productos de gasto de cola –utilizando un sistema central transparente y eficiente– puede recuperar la pérdida y destinar el excedente a otros esfuerzos digitales.

SIMPLIFICAR Y ENFOCARSE EN LA PRODUCTIVIDAD

Un tercio de los participantes en una encuesta del sector del transporte reveló que ven la automatización como un método para aumentar la productividad hasta en un 50%. Con esto en mente, los equipos que adoptan nuevos sistemas de compra deberían hacerlo de forma que apoyen más la productividad.

A medida que las empresas de transporte y logística se vuelven más digitales, la función de compras juega un doble papel en la integración de procesos nuevos y más modernos. En primer lugar, los equipos de gestión de compras han de gestionar sus propios procesos internos de implementación del cambio digital y, al mismo tiempo, deben manejar procesos sencillos y bien diseñados para asegurar los recursos y el equilibrio financiero de la organización en general.

Por esta razón, la integración de la compra digital en un entorno existente debe ser lo menos complicada y disruptiva posible. No hay necesidad de llevar a cabo una implementación técnica excesivamente compleja ni de un mantenimiento informático que requiera tiempo excesivo, ya que puede ser relativamente sencillo. Por ejemplo, una tienda online B2B como Amazon Business ofrece una experiencia de usuario familiar, similar a la versión para el consumidor, lo que facilita su uso. Además, combinar sistemas existentes de compra online, como SAP, es posible sin incurrir en un alto coste.

“La compra online puede ahorrar a las empresas una cantidad sustancial de dinero y esfuerzo, además de tiempo, lo que resulta especialmente útil en el transporte y la logística, donde la rapidez de respuesta y la flexibilidad suelen ser indispensables”
SIN PERDER DE VISTA EL OBJETIVO

Hay que reconocer que merece la pena pasar por la leve interrupción que supone implementar el cambio digital si el objetivo es mantener el negocio en marcha. Por lo tanto, hay que enfocarse en el valor que el uso de una tienda online puede aportar al negocio.

La compra online puede ahorrar a las empresas una cantidad sustancial de dinero y esfuerzo, además de tiempo, lo que resulta especialmente útil en el transporte y la logística, donde la rapidez de respuesta y la flexibilidad suelen ser indispensables.

También hay beneficios operativos en la compra online. Por ejemplo, los compradores de diferentes sedes de una empresa tendrán sus propias subcuentas con nombres y direcciones de facturación personalizables. Estas se derivarán de una cuenta central supervisada por el CPO, quien podrá establecer límites presupuestarios locales, definir procesos automatizados de aprobación y mantener una visión global de todos los gastos mediante funciones de análisis e información automatizadas.

Los empleados autorizados y los compradores se beneficiarán de un acceso fácil y rápido a una amplia gama de productos sin tener que realizar investigaciones previas. Como resultado, a partir de un mejor control y visibilidad, los procesos de compra serán más transparentes y eficientes. Además, tendrán acceso a una gran cantidad de datos nuevos que permitirán a los CPO formular recomendaciones más personalizadas y demostrar su valor internamente.

Aunque los beneficios de la compra digital deberían ser lo suficientemente tangibles por sí mismos, es posible que la gestión de compras no esté en la primera línea de la lista de prioridades de los directores generales. Puede que no sea «sexy», pero el ahorro de costes y la innovación sí lo son.

Con la gestión de compras digital como socio estratégico, la organización estará mejor posicionada para seguir avanzando hacia una nueva era de trabajo. Reunir las opciones de compra bajo un mismo paraguas digital ofrece muchos beneficios. Sin embargo, dar el salto para abordar los desafíos asociados es la única manera de comprobar realmente cómo la compra online puede hacer progresar a la compañía.

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